Datenschutz

1. Verantwortlicher

smilch UG (haftungsbeschränkt)
Äußere Sulzbacher Straße 126
90491 Nürnberg
Deutschland

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

2. Kontaktmöglichkeiten

Sie erreichen uns per E-Mail unter info@smilch.com oder telefonisch unter +49 (0) 911 59761954.

3. Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Strato AG

Anbieter ist die Strato AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin (nachfolgend „Strato AG"). Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst Strato AG verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen.

Weitere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Strato AG: https://www.strato.de/datenschutz/.

Die Verwendung von Strato AG erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website.

Cloudflare, Inc.

Wir nutzen den Service „Cloudflare". Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA (im Folgenden „Cloudflare").

Cloudflare bietet ein weltweit verteiltes Content Delivery Network mit DNS an. Dabei wird technisch der Informationstransfer zwischen Ihrem Browser und unserer Website über das Netzwerk von Cloudflare geleitet. Das versetzt Cloudflare in die Lage, den Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und unserer Website zu analysieren und als Filter zwischen unseren Servern und potenziell bösartigem Datenverkehr aus dem Internet zu dienen. Hierbei kann Cloudflare auch Cookies oder sonstige Technologien zur Wiedererkennung von Internetnutzern einsetzen, die jedoch allein zum hier beschriebenen Zweck verwendet werden.

Der Einsatz von Cloudflare beruht auf unserem berechtigten Interesse an einer möglichst fehlerfreien und sicheren Bereitstellung unseres Webangebotes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details und weitere Informationen zum Thema Sicherheit und Datenschutz bei Cloudflare finden Sie hier: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework" (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5666.

4. Server-Log-Dateien

Der Provider unserer Website (Strato AG) erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website.

Unabhängig davon betreiben wir die Contact-API (siehe Abschnitt 7) separat selbst bei smilch in Deutschland. Deren Logs enthalten keine vollständigen Formularinhalte — ausgeschlossen sind insbesondere vollständiger Name, vollständige E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht, Webhook-Secret, vollständige n8n-URL — und werden automatisch nach 14 Tagen gelöscht. Ein vorgeschalteter Reverse Proxy ist dafür technisch noch nicht in Betrieb; sobald einer eingerichtet wird, gilt für dessen Logs eine geplante Aufbewahrung von 7 Tage.

5. Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen an uns übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen — insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen — bleiben unberührt.

6. Kontaktformular

Das Kontaktformular verarbeitet als Pflichtangaben Name, E-Mail-Adresse, Thema, Nachricht, Bestätigung der Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung. Optional können Unternehmen und Telefonnummer angegeben werden.

Zusätzlich fallen technische Daten an: Request-ID, Quell-IP kurzfristig für Rate Limiting, Honeypot-Feld, Formular-Startzeit zur Missbrauchserkennung.

7. Contact-API

Die Contact-API wird bei smilch in Deutschland betrieben. Sie validiert und bereinigt Eingaben, verarbeitet Kontaktanfragen nur flüchtig im Arbeitsspeicher und speichert sie nicht dauerhaft.

Contact-API-Logs enthalten technische Ereignisse, aber keine vollständigen Formularinhalte. Ausgeschlossen sind insbesondere vollständiger Name, vollständige E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht, Webhook-Secret, vollständige n8n-URL. Diese Logs werden automatisch nach 14 Tagen gelöscht.

8. Weiterleitung an n8n

Nach erfolgreicher Validierung leitet die Contact-API die Anfrage an einen internen n8n-Webhook weiter. Der Payload enthält Request-ID, Zeitpunkt, Quelle, Name, Unternehmen oder null, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder null, Thema als interner Schlüssel, Nachricht. Nicht enthalten sind Honeypot, Datenschutz-Flag, Formular-Startzeit, vollständige Client-IP.

9. Speicherung als Lead in ERPNext

n8n erstellt aus der Anfrage einen Lead in ERPNext. Die dauerhafte Speicherung beginnt in n8n beziehungsweise ERPNext entsprechend der tatsächlichen Konfiguration.

10. Communication oder Note in ERPNext

Die Nachricht wird laut vorgesehenem Datenfluss als Communication oder Note am Lead gespeichert.

11. Bestätigungs- und Benachrichtigungsmails

n8n versendet eine Bestätigungsmail an die anfragende Person und eine Benachrichtigung an den Betreiber. ERPNext- und SMTP-Credentials liegen nicht in der Contact-API.

12. Speicherdauer oder Kriterien für die Speicherdauer

Soweit für einzelne Verarbeitungen oben keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe. Für Formularinhalte im Speziellen sind zusätzlich die tatsächliche Konfiguration in n8n, ERPNext und dem E-Mail-System maßgeblich.

13. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Empfänger oder Kategorien von Empfängern sind intern betriebene Systeme zur Anfragebearbeitung, n8n, ERPNext und das E-Mail-System. Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden) oder wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben.

14. Auftragsverarbeiter

smilch: Betrieb der Contact-API, Datenstandort DE, Drittlandtransfer: nein
Strato: Website-Hosting und E-Mail, Datenstandort Deutschland, Drittlandtransfer: nein
Cloudflare: Content Delivery Network (CDN) und DNS, Datenstandort USA, Drittlandtransfer: ja – auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und einer Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF)

15. Drittlandtransfers

Für Cloudflare findet ein Drittlandtransfer statt: ja – auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und einer Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF). Für alle übrigen eingesetzten Auftragsverarbeiter ist kein Drittlandtransfer angegeben.

16. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

Sie haben außerdem das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen — insbesondere wenn Sie die Richtigkeit bei uns gespeicherter Daten bestreiten, die Verarbeitung unrechtmäßig geschah, wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, oder solange über einen von Ihnen eingelegten Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO noch nicht entschieden ist.

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie außerdem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Werden Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

17. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

18. Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

19. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde besteht grundsätzlich unter den gesetzlichen Voraussetzungen. Zuständig ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach (https://www.lda.bayern.de/).

20. Stand der Datenschutzerklärung

Stand: 11. September 2026. Rechtlich geprüft durch e-recht24.de am 11. September 2026.